Você tem controle e atualização constante sobre os documentos obrigatórios da NR-1? Saiba como deixar esses registros sempre em dia e dentro da lei
A Norma Regulamentadora nº 1 (NR-1) exige que as empresas mantenham registros atualizados e disponíveis, especialmente relacionados à capacitação, comunicação de riscos e gerenciamento de SST.
Uma organização documental que serve para garantir conformidade e evitar penalidades durante as fiscalizações.
Quando falamos de saúde e segurança no trabalho então, é que pensamos no quão importante essa documentação é para garantir que tudo funcione de forma segura e dentro da lei.
A Norma Regulamentadora 1 (NR-1) foi revisada recentemente e estabelece diretrizes gerais e obrigações que todas as empresas devem seguir, independentemente do porte ou setor.
Ignorar os documentos obrigatórios da NR-1 pode resultar em autuações, multas e, mais grave ainda, colocar em risco a integridade física e emocional de seus trabalhadores.
Por isso, vamos orientar aqui como se manter na conformidade legal conforme as atualizações da NR-1.
O que a NR-1 exige em termos de documentação?
Esses registros não são apenas burocráticos, eles possibilitam evidenciar que a organização adota medidas preventivas e atua de forma responsável diante dos perigos identificados no ambiente de trabalho.
Entre os principais documentos obrigatórios da NR-1, se destacam os que são relacionados à implementação do Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR), os treinamentos obrigatórios, o controle de capacitação dos colaboradores e aos registros de orientações de segurança.
Todos eles devem estar organizados, atualizados e disponíveis para consulta quando solicitado em auditorias ou fiscalizações.
Registros de treinamentos, capacitação e orientações de segurança
Esses treinamentos exigidos por outras NRs, como NR-5 (CIPA), NR-6 (EPI) e NR-10 (trabalhos com eletricidade), que devem ser documentados, é que estabelecem a base de controle na NR-1, a empresa deve então registrar:
- Nome do colaborador;
- Data da capacitação (treinamento realizado);
- Carga horária;
- Conteúdo ministrado;
- Nome e qualificação do instrutor;
- Assinaturas dos envolvidos.
São esses os registros que precisam estar disponíveis para consulta e que devem ser atualizados com frequência sempre que houver mudanças nos procedimentos ou realizar treinamentos de reciclagem.
Inventário de riscos, plano de ação e evidências do cumprimento legal
A base da PGR conforme a NR-1 é o Inventário de Riscos, um documento que lista todos os perigos identificados no ambiente de trabalho, classifica esses riscos e determina quais as medidas de prevenção e controle.
Ele deve ser elaborado com base em análises técnicas e pode ser ajustado sempre que houver mudanças no processo produtivo.
Já o Plano de Ação é o documento que registra as estratégias para diminuir ou eliminar os riscos identificados.
Deve conter prazos, os responsáveis e até metas de acompanhamento, toda essa atualização demonstra que a empresa está agindo preventivamente, o que faz toda a diferença em uma inspeção trabalhista e, principalmente, para que não ocorram, por exemplo, casos de doença ocupacional e que se preserve a saúde e o bem-estar dos colaboradores.
Quais documentos devem estar sempre acessíveis e atualizados?
Além dos documentos citados acima, a empresa precisa manter acessíveis:
- Registros de inspeções e auditorias internas;
- Relatórios de incidentes ou quase-acidentes;
- Evidências de correções de não conformidades;
- Atas de reuniões da CIPA (quando aplicável);
- Documentos de comunicação de riscos aos trabalhadores;
- Comprovantes de fornecimento e uso de EPIs.
E quais os arquivos obrigatórios para inspeções e auditorias trabalhistas?
Se quer passar com tranquilidade por uma auditoria ou inspeção trabalhista, sua empresa precisa apresentar os seguintes documentos obrigatórios da NR-1:
- Inventário de Riscos (PGR);
- Plano de ação;
- Registros de treinamentos e capacitações;
- Relatórios de avaliações ambientais (quando aplicável);
- Registro de entrega de EPIs;
- Documentação sobre comunicação e orientação de segurança no trabalho;
- Laudos técnicos (como LTCAT ou PCMSO, conforme exigido por outras NRs).
Importante dizer que é necessário comprovar que os documentos foram elaborados por profissionais habilitados e estão assinados digitalmente ou fisicamente.
Como ter cuidado com datas, assinaturas e revisões?
Um dos principais erros cometidos pelas empresas é deixar passar prazos de revisão ou esquecer uma assinatura dos colaboradores em treinamentos e não adianta ter o documento se ele estiver desatualizado ou sem assinatura.
Por isso, algumas boas práticas para evitar esse tipo de problema:
- Criar lembretes automáticos em planilhas ou sistemas de gestão (podem ser por email);
- Deixar todos os documentos em uma plataforma digital e manter uma pasta copiada sempre que atualizar;
- Definir o responsável técnico para revisar e acompanhar essas atualizações;
- Fazer auditorias internas de tempos em tempos para garantir que estão em conformidade.
Parte da norma está nos documentos que devem ser produzidos e mantidos atualizados, eles são evidências de que sua organização está atenta às obrigações legais e comprometida com o bem-estar de seus colaboradores.
Se quer garantir que sua empresa esteja em conformidade com os documentos obrigatórios da NR-1, vale contar com a ajuda de especialistas que entendem do assunto.
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