Cumprir as exigências da NR-1 é um dos passos para evitar autuações. Veja um checklist prático para se preparar para fiscalizações e auditorias.
As fiscalizações trabalhistas sempre foram motivo de preocupação para as empresas, e com a publicação da nova NR-1, elas ganharam ainda mais relevância.
Embora o prazo de adequação à NR1 tenha sido oficialmente adiado para 26/05/2026, conforme Portaria MTE nº 765/25, é fundamental utilizar esse tempo extra para organizar documentos e revisar processos internos.
E o não cumprimento das exigências pode resultar em penalidades que comprometem a saúde financeira e a reputação da organização. Por isso, entender o que pode ser cobrado e como se organizar adequadamente é fundamental para manter a segurança jurídica e administrativa.
O que as fiscalizações costumam cobrar em relação à NR-1?
De forma objetiva, as fiscalizações trabalhistas relacionadas à NR-1 costumam exigir a apresentação de documentos que comprovem o cumprimento das obrigações de gestão de riscos ocupacionais.
Entre os principais itens solicitados estão o Inventário de Riscos, o Plano de Ação e os registros de capacitações dos trabalhadores.
As autoridades fiscais buscam evidências de que a empresa identificou os perigos existentes, avaliou os riscos e implementou medidas preventivas eficazes.
Um ponto importante está nas principais mudanças trazidas pela atualização da NR-1, que agora exige uma abordagem mais integrada com os demais programas de SST (Segurança e Saúde no Trabalho), como o PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos) e o GRO (Gerenciamento de Riscos Ocupacionais).
Além disso, durante a fiscalização, é comum a verificação dos registros dos treinamentos obrigatórios, bem como a validade e adequação ao perfil de risco de cada atividade.
Outro ponto avaliado é a comunicação interna, observando a eficácia das campanhas de conscientização e o envolvimento dos trabalhadores nas ações de prevenção.
Vale lembrar, que as empresas que não mantêm a documentação em dia ou que apresentam inconsistências podem ser notificadas para regularização e, em casos mais graves, receber multas. Por essa razão, antecipar-se e garantir uma boa gestão dos documentos é uma prática essencial.
Checklist para preparar-se para fiscalizações trabalhistas
Manter a conformidade com a NR-1 exige organização e atenção constante aos detalhes. E para ajudar nesse processo, montar um checklist pode ser um excelente aliado. Com ele, fica fácil visualizar todas as obrigações que devem ser cumpridas e seus respectivos prazos.
Primeiramente, é importante realizar um diagnóstico detalhado das condições de saúde e segurança da empresa. A partir daí, revisar os procedimentos internos e atualizar os documentos conforme as principais mudanças normativas, é o próximo passo.
Outro aspecto essencial é o controle dos treinamentos obrigatórios. Além de ministrá-los dentro da periodicidade exigida, a empresa deve manter todos os comprovantes de participação devidamente arquivados.
Veja abaixo um checklist básico para manter sua empresa em dia com a NR-1:
- Elaborar e atualizar o Inventário de Riscos
- Definir e implementar o Plano de Ação
- Integrar o PGR e o GRO de maneira efetiva
- Garantir a realização e o registro de todos os treinamentos previstos na NR-1
- Atualizar os documentos sempre que houver modificações nos processos de trabalho
- Arquivar digitalmente e fisicamente todos os registros necessários
- Estabelecer um cronograma de revisões periódicas dos documentos
Seguindo esses passos, as chances de problemas durante uma fiscalização trabalhista diminuem consideravelmente.
Quem deve ser responsável por manter os documentos organizados?
A responsabilidade pela gestão destes documentos costuma recair sobre o setor de Segurança do Trabalho ou Recursos Humanos, pois essas áreas lidam diretamente com a documentação dos riscos laborais e dos funcionários em geral, respectivamente.
Além disso, é fundamental que esses profissionais estejam capacitados para entender as atualizações da norma e saibam como proceder durante uma visita de fiscalização.
Da mesma forma, contar com ferramentas de gestão de documentos digitais pode ser um diferencial importante para facilitar o acesso rápido e seguro às informações exigidas.
Empresas que mantêm uma cultura de gestão de documentos ativa conseguem responder com agilidade e precisão às solicitações dos auditores, evitando contratempos e penalidades.
Estar preparado para as fiscalizações trabalhistas é uma necessidade que vai além do cumprimento da lei, é uma forma de proteger a empresa contra riscos financeiros e jurídicos.
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