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Passivo trabalhista: o que é, como calcular, como diminuir [GUIA COMPLETO]

Daniela Haidar Chohfi -

O passivo trabalhista pode se apresentar de diversas formas nas empresas, mas todas elas exigem atenção dos RHs.

Isso porque, existem diversos motivos pelos quais o passivo trabalhista pode se tornar uma preocupação dos profissionais de psicologia organizacional.

A mais comum é quando ele já é um problema na organização, o que pode acarretar em várias consequências.

Outro motivo é são aqueles profissionais que estão conhecendo o assunto para preveni-lo. Seja qual for o seu caso, você chegou ao lugar certo!

Preparamos um guia completo sobre passivo trabalhista. Aqui, você vai descobrir desde o que é esse termo, a:

  • Por que é importante analisar essas ocorrências;
  • Quais as principais causas;
  • Quais os riscos;
  • Como calcular o passivo trabalhista;
  • Diferenças entre ativo e passivo trabalhista;
  • Exemplos;
  • Como reduzir o número dessas ocorrências, e mais!

O que é passivo trabalhista?

O termo “passivo trabalhista” diz respeito a um acúmulo de dívidas da empresa para com seus colaboradores, conforme previsto por lei. 

Assim, ele pode ter motivos como:

  • Acúmulo de taxas não pagas, como horas extras, férias e abonos;
  • Recolhimento errado de encargos sociais;
  • Contratações fora do que está previsto pela legislação;
  • Pagamento de benefícios obrigatórios.

Assim, se a empresa demorar ou não realizar o pagamento desses pontos, o colaborador pode entrar com uma ação na Justiça. E, claro, isso pode representar um prejuízo duplo para a empresa, que pode sofrer com multas e outros encargos.

Dessa forma, se adiantar sobre o assunto e prevenir as causas do passivo trabalhista é a melhor opção, como mostraremos a seguir.

Diferença entre passivo trabalhista direto e indireto

O passivo trabalhista direto é aquele encargo que tem relação com a ocorrência. Ou seja, são os custos diretos do pagamento de rescisões de contrato, férias atrasadas, etc.

Já o passivo trabalhista indireto são os outros encargos trabalhistas que podem se relacionar a essa ocorrência, ou seja, gastos com advogados, multas, entre outros.

Leia também: People analytics: o que é e como aplicar na empresa

Por que é importante analisar o passivo trabalhista?

Analisar os passivos trabalhistas na empresa ajuda a poupar com gastos desnecessários e evitar processos trabalhistas. Também possibilita preservar a imagem da organização, que pode ficar manchada quando esses casos ocorrem.

Como mencionamos, esses casos acontecem quando as empresas não pagam devidamente alguns valores obrigatórios aos funcionários, ou não cumprem normas prescritas por lei.

Isso pode acontecer tanto por má-fé quanto por desinformação. 

Dessa forma, conhecer esses motivos e agir de acordo é a melhor maneira de evitar prejuízos desnecessários e o desgaste das relações trabalhistas na sua organização.

Quais as principais causas do passivo trabalhista?

Existem diversos motivos que podem provocar esses casos. Alguns exemplos de passivo trabalhista são:

  • Atraso no pagamento de férias e salários;
  • Desligamentos mal conduzidos;
  • Horas extras em excesso;
  • Registro de funcionários irregular;
  • Ambiente de trabalho inseguro ou tóxico;
  • Falhas no controle de ponto;
  • Impostos obrigatórios;
  • Acúmulo ou desvio de função.

A seguir, explicamos como cada situação pode se tornar um passivo trabalhista e o que a lei fala sobre elas.

Atraso no pagamento de férias e salários

Quando um colaborador completa 1 ano de trabalho na empresa, esta tem o dever de conceder 30 dias de férias a ele antes que outro ano se complete.

Como regulamenta o art. 134 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), caso contrário, podem ser gerados encargos, ou seja, um passivo trabalhista, se essa norma não for cumprida.

Para você entender mais, trouxemos um trecho do próprio artigo, que diz:

“§ 1º Vencido o mencionado prazo sem que o empregador tenha concedido as férias, o empregado poderá ajuizar reclamação pedindo a fixação, por sentença, da época de gozo das mesmas.

§ 2º A sentença cominará pena diária de 5% (cinco por cento) do salário-mínimo da região, devida ao empregado até que seja cumprida.”

Desligamentos mal conduzidos

O momento da rescisão de um contrato trabalhista, se não for feito com cautela, também pode gerar um passivo trabalhista. Inclusive, esse costuma ser um dos principais motivos dessas ocorrências.

Isso porque, é preciso ter certeza do cálculo dos valores que a empresa deve ao profissional desligado, além de realizar esse pagamento no tempo adequado.

Horas extras em excesso

Essa situação pode gerar um passivo trabalhista quando são solicitadas muitas horas extras, ou o funcionário acaba acumulando esse tempo sem o devido pagamento, mesmo sem a solicitação de um superior. 

Lembrando que, por lei, as horas extras devem ser pagas em até 6 meses de quando foram cumpridas.

Mesmo sem registro formal dessa ocorrência, como costuma acontecer, existe a possibilidade de o colaborador gerar um processo contra o empregador após sair da empresa, por exemplo.

Registro de funcionários irregular

Existem diversos problemas que podem acompanhar o registro irregular (ou a falta dele) da carteira de trabalho, como, por exemplo:

  • Funcionários sem a devida documentação e regulamentação;
  • Demora superior a 48 horas da devolutiva da carteira de trabalho quando em posse do RH;
  • Registros irregulares.

Ambiente de trabalho inseguro ou tóxico

As empresas com ambientes de trabalho que oferecem algum risco também têm a obrigação de oferecer equipamentos de proteção individual e outras medidas para garantir a segurança.

Por isso, é necessário que os profissionais responsáveis fiquem por dentro de todas as NRs (Normas Regulamentadoras) que abrangem a empresa, e suas obrigações.

Falhas no controle de ponto

Empresas com mais de 20 funcionários segundo a CLT têm que aderir à Lei da Liberdade Econômica.

Dessa forma, para evitar um passivo trabalhista, é necessário contar com um registro de ponto adequado, e respeitar as jornadas de trabalho.

Impostos obrigatórios

A contratação CLT acompanha diversas obrigações tributárias por parte das empresas. Algumas delas são abonos ou depósitos adequados dos valores referentes ao FGTS e INSS.

Acúmulo ou desvio de função

A falta de controle sobre as demandas e responsabilidades assumidas pelos colaboradores também pode gerar encargos. 

Sendo assim, é necessário se atentar sempre se as funções exigidas estão de acordo com os cargos, se a remuneração está adequada e se não há sobrecarga de trabalho.

Leia também: Indicadores de RH: os 17 KPIs que você precisa conhecer!

Exemplos de passivos trabalhistas

Como listamos anteriormente, as causas dos passivos trabalhistas costumam ser os maiores exemplos de como essas ocorrências se instalam nas empresas.

Para se ter ideia dos acontecimento mais comuns, de acordo com um relatório do Tribunal Superior do Trabalho, em 2022  os assuntos que mais geraram passivo trabalhista foram:

  • Multa de 40% do FGTS;
  • Horas extras;
  • Multa do artigo 477 da CLT (rescisão do contrato de trabalho sem justa causa), 
  • Aviso prévio;
  • Adicional de insalubridade.

Diferença entre ativo e passivo trabalhista

Se você está estudando o assunto, essa é uma dúvida que pode surgir.

Pois bem, o ativo trabalhista diz respeito a todos os valores que alguém tem a receber da Justiça do Trabalho. 

Já o passivo trabalhista representa o oposto. Ou seja, são os encargos que, geralmente uma empresa, deve pagar aos funcionários, justamente para cumprir com a CLT e outras normas.

Como calcular o passivo trabalhista?

Não existe apenas uma maneira de calcular o passivo trabalhista. Isso porque, ele depende muito dos encargos acumulados para pela empresa.

Assim, a melhor maneira de entender como você pode calcular os valores do passivo trabalhista na sua organização é analisando cada caso.

Por exemplo, se o passivo está associado ao não pagamento de férias, como comentamos, será necessário calcular aquela porcentagem de 5% referente a cada dia de recesso vencido, entre outros exemplos.

Como diminuir os casos de passivos trabalhistas na empresa?

Se o seu negócio está tendo casos de passivos trabalhistas com frequência, o primeiro passo é analisar qual a principal causa deles, e determinar como agir.

Além disso, algumas práticas frequentes podem ajudar, como: 

1 – Ter um bom controle da folha de pagamento

Uma maneira de reduzir a chance de um passivo trabalhista acontecer na sua organização é cuidando com atenção da folha de pagamento dos colaboradores.

É necessário entender a fundo a CLT e outras normas que cercam as leis do trabalho, para entender o que compõe os encargos obrigatórios para a empresa.

Além disso, a transparência na folha de pagamento, ou holerite, ajuda o próprio colaborador a ter maior confiança na empresa, reduz a chance de mal entendidos e reforça uma melhor relação para todos.

A boa comunicação também deve fazer parte dessa prática. 

Os colaboradores devem ser informados corretamente sobre os dias de pagamento de quaisquer valores ou benefícios, sempre prezando pela conversa e alinhamento em caso de imprevistos.

2  – Ofereça um ambiente seguro e saudável

É comum ver casos em que o passivo trabalhista foi motivado por falta de pagamento de indenizações por doenças ocupacionais e/ou acidentes. Em todos os pontos, prevenir é sempre a melhor opção.

Dessa forma, uma estratégia é promover um ambiente conforme a saúde e segurança no trabalho.

Isso porque, iniciativas voltadas à saúde ajudam a fortalecer todo o clima organizacional e também proporcionam outros retornos tanto para a empresa quanto para os colaboradores.

De acordo com uma pesquisa da Deloitte, o retorno em resultados dos programas de qualidade de vida nas empresas pode ser até 5x maior que o investimento feito.

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3 – Realize uma auditoria interna

O processo de auditoria interna consiste em analisar todas as questões burocráticas que envolvem a empresa e principalmente contratos.

Com ele, é possível:

  • Verificar a situação de todos os contratos (de estagiários, freelancer, aprendizes, funcionários terceirizados, aqueles com carteira assinada, fornecedores de serviços, etc.);
  • Entender se precisa fazer algum ajuste no sistema de controle de ponto;
  • Analisar o processo da folha de pagamento;
  • Entender se a empresa está seguindo a legislação trabalhista.

Para ser efetivo, o ideal é sempre contar com um profissional relacionado à gestão de pessoas, além de profissionais da área jurídica e outros setores da empresa.

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A saúde e o bom desempenho no trabalho são compostos por diversos fatores, mas principalmente pelo equilíbrio na saúde emocional, nutricional e física. 

Por isso, para que a sua empresa seja mais forte, ela precisa de times mais fortes e colaboradores mais fortes. 

Afinal, uma equipe desequilibrada ou doente não consegue dar o seu melhor, o que afeta diretamente os resultados de toda a empresa e os principais indicadores de RH.

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