O que é gestão colaborativa? Benefícios e 5 passos para aplicar

O mundo do trabalho está em constante transformação e com isso surgem algumas dúvidas. Assim, um dos temas que têm ganhado destaque por seus benefícios é a gestão colaborativa. Mas o que, de fato, isso significa?

A gestão colaborativa é um modelo descentralizado que muda a ordem hierárquica de trabalho adotada pela maioria das organizações.

Por isso, gera diversos benefícios, pois coloca os colaboradores mais no centro de suas áreas e de suas funções. Esse modelo vem de encontro com as novas tendências do mercado, principalmente em relação às novas gerações.

Então, neste artigo, iremos responder o que você precisa saber sobre o tema e demonstraremos como aplicá-lo na empresa. Você entenderá:

• O que é gestão colaborativa;
• Quais seus benefícios;
• 3 exemplos de gestão colaborativa;
• Ferramentas que ajudam a facilitá-la;
• Quais os desafios para desenvolver esse modelo;
• 5 passos para aplicar, e mais!

Boa leitura!

O que é gestão colaborativa?

A gestão colaborativa é um modelo oposto àquele hierárquico. Ela descentraliza a tomada de decisões da figura do líder e faz com que o time colabore ativamente (como o próprio nome diz) com as escolhas de seu setor. Então, apesar de terem funções diferentes, todos os colaboradores têm o mesmo peso de decisão.

Já o modelo tradicional de trabalho tem um líder no topo, configurando uma gestão vertical. Assim, ele dita as regras, o foco de cada um e também aprova o que é feito e decidido pela equipe. Dessa maneira, a gestão colaborativa faz justamente o contrário, pois todos contribuem para chegar às escolhas.

Portanto, esse tipo promove uma gestão horizontal, onde todos têm responsabilidades iguais. 

Dessa forma, os colaboradores sentem-se valorizados da mesma maneira e também conseguem contribuir melhor com seus talentos individuais em busca pelos objetivos coletivos.

Inclusive, esses conceitos colaboram para outra vertente famosa no mundo corporativo: a Teoria dos Dois Fatores.

Quais os benefícios da gestão colaborativa?

Primeiramente, a gestão colaborativa é uma das maneiras de contribuir com um melhor ambiente de trabalho. Isso porque, sem as burocracias que podem engessar a atuação da equipe, ela pode sentir-se mais livre e criativa.

Além disso, os pilares de colaboração são os mais procurados pelas novas gerações do mercado de trabalho, como a geração Z (nascidos entre 1195 e 2010).

Então, ambientes mais colaborativos são uma tendência entre os diversos tipos de equipes, principalmente as remotas. É exatamente o que aponta uma pesquisa realizada pela empresa Buffer.

Além disso, alguns outros benefícios da gestão colaborativa são:

• Contribui com o sentimento de pertencimento e responsabilidade;
• Cria uma comunicação mais saudável;
• Melhora o engajamento;
• Colabora com processos e resultados;
• Desenvolve talentos na empresa.

1 – Contribui com o sentimento de pertencimento e responsabilidade

Como todo o time carrega o mesmo “peso”, as responsabilidades são divididas e isso ajuda com o sentimento de dono. Portanto, a gestão colaborativa é uma ótima forma de ter times que realmente vestem a camisa da empresa.

2 – Cria uma comunicação mais saudável

Uma boa comunicação é a chave para equipes mais felizes, saudáveis, colaborativas e inovadoras. Com esse modelo é possível alcançar isso, já que não existem grandes burocracias para comunicar e todos contribuem entre si.

3 – Melhora o engajamento

A autonomia  e o pertencimento com o ambiente de trabalho têm ligação direta com o engajamento dos colaboradores. Até porque, principalmente para as novas gerações, esses são pontos de extrema importância.

Em seu Ted, Bruno Aracaty fala mais sobre a relação entre engajamento e gestão colaborativa, explicando por que as empresas deveriam investir nesse modelo. Assista:

4 – Colabora com processos e resultados

A gestão colaborativa torna os processos da empresa mais flexíveis. Assim, as mudanças são mais ágeis e a organização consegue estar em constante evolução. 

Os mesmos motivos que detalhamos anteriormente também colaboram com maiores resultados.

5 – Desenvolve talentos na empresa

Com maior liberdade e possibilidades, as pessoas dentro do negócio estão em constante aprimoramento. 

Como todos são responsáveis integralmente por suas funções e departamentos, também é possível descobrir talentos e trocar conhecimentos entre si.

3 exemplos de gestão colaborativa

Existem alguns tipos de gestão colaborativa e, ao estudar esse modelo, é possível aplicá-lo em diversas atividades, basta adaptá-lo.

Para você entender mais sobre essas possibilidades, trouxemos 3 exemplos de gestão colaborativa.

Gestão colaborativa de projetos

Muitas empresas podem ter dificuldades em avançar com projetos por falta de engajamento e pela centralização de responsabilidades em uma pessoa – geralmente o gerente.

Com a gestão colaborativa de projetos, as responsabilidades podem ser divididas por igual. Dessa forma, apesar de terem suas funções específicas, todos os envolvidos podem contribuir da mesma forma.

Isso dá mais agilidade aos planos, menos conflitos e expande a possibilidade de inovação.

Gestão colaborativa de relacionamento com clientes

Com a gestão colaborativa de relacionamento com clientes, as áreas podem se comunicar entre si para oferecer a maior experiência possível.

Assim, esse tipo é caracterizado pela transparência na comunicação e pela colaboração para uma boa experiência do consumidor.

Então, vamos supor que o cliente entre em contato com a área de Sucesso do Cliente, mas que sua demanda dependa da equipe de Tecnologia. Com a gestão colaborativa, os departamentos compartilham das mesmas informações e proximidade com o cliente.

Isso colabora com o senso de pertencimento, sentimento de dono e beneficia os resultados do negócio. Além disso, é mais fácil comemorar vitórias em conjunto e compartilhar feedbacks. 

Gestão colaborativa de processos

Muitas vezes, em modelos hierárquicos, o que acontece é a centralização de processos, ou a divisão entre áreas.

Portanto, assim que um processo “passou de fase”, o time não se envolve mais com ele.

Na gestão colaborativa de processos, a equipe consegue ajudar a estruturar esses sistemas da melhor maneira, identificar erros, definir as responsabilidades de cada um, propor melhorias, etc.

Ferramentas que ajudam na gestão colaborativa

A gestão colaborativa é um modelo que precisa ser construído passo a passo na empresa. Portanto, algumas ferramentas são capazes de contribuir para deixar essa tarefa mais fácil. Separamos algumas delas:

CRM (Customer Relationship Management)

Essa ferramenta costuma ser mais conhecida pelo setor de Vendas e Marketing, mas pode ser benéfica para toda a empresa.

O CRM, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, em tradução livre, é uma ferramenta que mapeia cada passo e informação do cliente a partir de seu primeiro contato com a organização. 

Para a gestão colaborativa ele é muito útil, pois representa uma oportunidade de mapeamento de dados bem prático e que pode ser acessada por diversos colaboradores.

Google Drive

O Google Drive é uma ferramenta muito útil tanto para uso pessoal quanto para empresas. A partir dele é possível armazenar, compartilhar e editar os mais diversos tipos de arquivos.

As equipes podem gerenciar seus acessos e se conectar à ferramenta por diversos dispositivos com conexão à internet, como smartphones, computadores e tablets.

Por isso, ele é uma ótima ferramenta para facilitar a sua gestão e colaborar com o time.

Aplicativos de mensagens entre equipes

É verdade que a comunicação por WhatsApp e diversos e-mails nem sempre são eficazes. Como essa é uma das bases de uma boa gestão colaborativa, o ideal é centralizar as comunicações em um só lugar.

Para isso, conte com aplicativos próprios para comunicação, como Google Hangouts, Teams e Slack.

Leia também: Indicadores de RH: os 17 KPIs que você precisa conhecer!

Quais os desafios para desenvolver a gestão colaborativa?

A gestão colaborativa pode ser desafiadora se não for estruturada bem. Isso porque, ela depende de um ambiente saudável e confiável.

Por isso, alguns dos desafios que acompanham a implementação desse modelo são:

• Conflitos entre a equipe;
• Falta de confiança;
• Lideranças inadequadas;
• Pouca capacidade de flexibilidade cognitiva (ou seja, agir criativamente);
• Mudança de mentalidade entre o time;
• Resistência do time;
• Falta de inteligência emocional no trabalho.

Assim, o desenvolvimento da gestão colaborativa deve ser bem estruturado para que traga bons resultados.

Gestão colaborativa e equipes remotas

Muitos profissionais devem estar se perguntando se é possível implementar a gestão colaborativa entre equipes remotas. Até porque, como adiantamos anteriormente, esse é um dos tipos de rotina de trabalho mais procurado pelas novas gerações no mercado.

Com o crescimento do trabalho híbrido e do home office, muitas empresas tiveram que adaptar suas rotinas. Porém, isso não significa que não é possível adaptar o estilo de gestão e ter times colaborativos.

Inclusive, essa pode ser uma ótima opção para o trabalho remoto, já que promove colaboradores mais unidos e cooperativos.

Porém, nesse ambiente o acompanhamento dos líderes e do departamento de RH é ainda mais importante. 

Dessa forma, o planejamento, a organização e a boa comunicação são peças-chave para que esse trabalho funcione, além do contato frequente e de alinhamentos. Alguns pontos que podem ajudar a gestão colaborativa com equipes remotas são:

• Definição de agendas e estruturação de planejamentos;
• Compreensão de que equipes remotas podem não ter uma comunicação ágil, mas que isso não significa ser menos eficiente;
• Estabelecimento de metas;
• Reuniões regulares;
• Treinamentos constantes;
• Abertura à vulnerabilidade e confiança;
• Empatia.

Com força de vontade e trabalho em equipe é possível implementar esse modelo em diferentes rotinas.

5 passos para implementar a gestão colaborativa na empresa

Agora que você já conferiu detalhes sobre o assunto, para você entender mais como aplicar esse modelo na sua empresa, separamos 5 passos práticos para implementar.

1 – Identifique a situação atual

Para entender quais medidas terão que ser implementadas, o primeiro passo é entender qual a condição atual da empresa.

É importante analisar estilos de liderança, relações entre equipes, processos, enfim, tudo que envolve o dia a dia de trabalho. 

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2 – Trabalhe a confiança na empresa

Um dos pontos fundamentais para que a gestão colaborativa funcione bem é trabalhar a confiança no trabalho.

Nesse ponto, é importante avaliar os diversos desdobramentos da confiança. Certifique-se de que há autoconfiança entre os colaboradores, entre as equipes, líderes, etc.

Também é interessante avaliar a confiança dos colaboradores na empresa, em seus processos e objetivos. Dessa forma, é possível ter uma noção mais ampla dos desafios e potencialidades do negócio. 

3 – Defina e compartilhe os objetivos do negócio

Um ambiente colaborativo tem como base uma mesma meta. Por isso, quanto mais próximos os colaboradores estiverem do planejamento estratégico e dos objetivos da empresa, melhor.

Nesse sentido, vale investir em uma comunicação clara e transparente, evitando um dos desafios que elencamos anteriormente.

4 – Analise a cultura da empresa

Diversas empresas ainda têm processos mais horizontais, o que dificulta a aplicação da gestão colaborativa. Porém, com análises e adaptações, as organizações podem usufruir dos benefícios desse modelo.

Muitas dessas mudanças terão que partir da cultura da empresa, principalmente no que diz respeito às tomadas de decisões.

Por exemplo, é preciso avaliar se o seu ambiente de trabalho oferece segurança psicológica como uma de suas bases. 

Esse conceito apoia muito do que a gestão colaborativa faz, já que propõe a abertura para contribuir, errar, aprender e desafiar dentro da empresa.

5 – Invista em desenvolver soft skills

Um time que colabora bem é composto principalmente de soft skill (habilidades interpessoais) fortes. Isso significa que pontos como inteligência emocional, liderança, empatia, resiliência e outras atitudes podem ser desenvolvidos.

Inclusive, essas competências podem ser desenvolvidas através de treinamentos e também pela psicoterapia.

A terapia é um ambiente propício para a exposição da vulnerabilidade e para o crescimento pessoal, além de ser algo individualizado e conduzido por um profissional.

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Como você viu, é importante desenvolver as competências individuais do time para que eles consigam dar o melhor para o trabalho em grupo.

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