Como melhorar a comunicação no trabalho? 7 passos para aplicar

A comunicação no trabalho é uma preocupação de muitas empresas. Afinal, ela é capaz de determinar a qualidade de vida na organização, o sucesso das equipes e seu nível de segurança psicológica.

Além disso, ela também é essencial para que todas as áreas da empresa tenham resultados. 

Inclusive, uma pesquisa realizada pelo Project Management Institute Brasil (PMI), 76% de 300 grandes empresas definem a comunicação no ambiente de trabalho como o principal motivo de fracasso de diversas atividades propostas.

Entretanto, nem sempre é fácil entender quais as melhores práticas de comunicação e como aplicar esses conhecimentos. Para isso, preparamos este artigo completo para te ajudar a colocar dicas práticas e eficientes em ação. Você entenderá:

• O que é a comunicação no trabalho;
• Quais os tipos de comunicação;
• Qual sua importância;
• Como identificar uma comunicação ruim no trabalho;
• 8 dicas para ter uma boa comunicação no trabalho;
• Como melhorar a comunicação no trabalho remoto.

Boa leitura!

O que é a comunicação no trabalho?

A comunicação no trabalho pode ser definida como toda troca e diálogo que acontece entre equipes, colaboradores, líderes e todos envolvidos no dia a dia da organização.

Ela pode ter diferentes tipos, como você verá adiante, e um de seus braços é a comunicação interna. Assim, quer dizer que toda comunicação no trabalho é comunicação interna? Nem sempre. Até porque, essa segunda é composta por canais, avisos e comunicados que tornam a comunicação no trabalho mais eficiente. 

Portanto, pode ser entendida como uma via para facilitar o diálogo entre as pessoas, sendo importante também. 

Assim, uma boa comunicação no trabalho também depende de uma comunicação interna eficiente. Neste artigo, vamos te mostrar como é possível fortalecer esses pilares em conjunto.

Tipos de comunicação no trabalho

A comunicação no trabalho, apesar de algo abrangente, também tem tipos específicos. Ao entendê-las, é possível aprimorar seus usos no dia a dia. Para isso, elencamos quais os principais, que são:

• Comunicação escrita (que também pode ser online): é todo tipo de comunicação que é escrita e registrada em algum lugar. Isso inclui e-mails, informativos, newsletters, mensagens, redes sociais e outros formatos.
• Comunicação verbal: envolve tanto aquela troca mais direta, como reuniões e diálogos, quanto palestras, avisos, etc.
• Comunicação horizontal: ocorre entre equipes ou colaboradores de um mesmo nível hierárquico dentro da organização;
• Comunicação vertical: essa acontece entre funções e hierarquias diferentes. Assim, um exemplo é o diálogo entre líderes e liderados, ou entre C-levels e outros cargos.
• Comunicação diagonal: essa é uma mescla dos dois tipos de comunicação anteriores. Nela, pessoas de níveis hierárquicos diferentes se comunicam de forma livre e recebem as mesmas informações.

Dentro do dia a dia das empresas, é comum que todos esses tipos de comunicação no trabalho estejam presentes, mesmo que em maior ou menor grau. Então, esses níveis dependem de diversos fatores, como cultura, tamanho da equipe, ferramentas utilizadas, entre outros.

Apesar disso, você verá que existem boas práticas que ajudam a tornar cada uma dessas categorias mais eficientes na rotina.

Qual a importância da comunicação no trabalho

Seja qual tipo for, a comunicação adequada no trabalho é de grande benefício interno e externo. A partir dela, é possível garantir a satisfação dos colaboradores, fornecedores e clientes.

Isso porque, quando essa habilidade é fortalecida, é possível diminuir erros e falhas na comunicação que podem prejudicar o desempenho da organização. Além disso, alguns outros pontos que reforçam sua importância são:

• Aumenta o engajamento;
• Ajuda a diminuir a rotatividade;
• Contribui com o relacionamento entre líderes e liderados;
• Auxilia com o bem-estar no trabalho;
• Eleva a motivação e o senso de equipe.

Sem contar que uma empresa que se comunica bem está mais em sintonia. Dessa forma, os colaboradores conseguem colaborar juntos por um objetivo e oferecer o melhor serviço para o cliente. 

Além disso, essa é uma das formas de criar times mais felizes, pois elimina eventuais problemas que podem causar conflitos, como as famosas “conversas de corredor”.

Esse tipo de melhoria também influencia na percepção externa da comunicação. Isso porque, com um time unido, contente, comunicativo e engajado, os consumidores sentem-se melhor atendidos e mais valorizados.

Para entender mais sobre o assunto, confira o Tedx da Juliana Rodermel, CEO de uma agência de endomarketing, sobre como a comunicação das pessoas podem transformar as empresas. 

Ela também responde questionamentos como: “o que faz alguém se apaixonar pelo lugar em que trabalha, a ponto de considerá-lo sua segunda casa – ou, muitas vezes, a primeira?”. Assista:

Como identificar uma comunicação ruim no trabalho?

Uma comunicação falha no trabalho é sentida principalmente na cultura e nas rotinas da equipe, que são menos eficientes. Além disso, esse problema pode gerar conflitos, interferir nos indicadores de RH e até mesmo colaborar para a rotatividade na empresa. 

Alguns outros sinais para ficar atento são:

• Muito retrabalho;
• Baixa produtividade;
• Falta de alinhamento entre líderes e liderados;
• Baixa autoestima no trabalho;
• A equipe não assume erros e tem medo de falhar;
• As informações e mensagens são perdidas com facilidade;
• Pessoas de setores diferentes não entendem os processos umas das outras;
• Excesso de reuniões;
• Poucos ou nenhum feedback.

Inclusive, esses pontos entram na chamada Teoria dos Dois Fatores, de Frederick Herzberg, que estudou quais os principais fatores que motivam um colaborador. Portanto, sua falta pode significar grandes riscos à organização. 

7 dicas para ter uma boa comunicação no ambiente de trabalho

A comunicação é uma das três soft skills mais essenciais e desejadas do mercado. Uma pesquisa da The School Of Life e da Robert Half revelou as habilidades emocionais que os profissionais mais gostariam de desenvolver no pós-pandemia.

Seja no âmbito pessoal ou profissional, traz diversos benefícios. Para desenvolvê-la na empresa, separamos 7 dicas práticas.

1 – Analise a eficiência e a necessidade das reuniões

Muitas empresas têm problemas de comunicação por não possuírem boas práticas de comunicação e levarem a rotina sem analisar esse ponto.

Dessa forma, é algo que fica muito visível nas reuniões feitas na empresa. Para que sejam efetivas, alguns pontos são relevantes de serem ajustados.

O primeiro deles é avaliação da necessidade das reuniões. Muitas organizações acreditam que o excesso de encontros é algo bom, quando, na verdade, não é. Uma reunião eficiente sempre tem um objetivo central a ser discutido, que deve ser resolvido.

Além disso, certifique-se de que as reuniões realmente são feitas entre as pessoas que precisam estar envolvidas em determinados assuntos.

Por fim, reuniões longas não são sinônimo de eficiência, muito pelo contrário. Portanto, algumas boas práticas que ajudam a combater esses pontos são:

• Faça um checklist com todos os pontos a serem discutidos na reunião;
• Indique que as pessoas precisam sinalizar antes de falar, e não interromperem umas às outras;
• Avalie a necessidade de todos os participantes da reunião e o que é prioridade na agenda deles;
• Crie um documento com os principais pontos e um plano de ação com base no que foi decidido. 

Dessa maneira, a reunião cumpre seu propósito e gera resultados. Assim, é possível valorizar o tempo da equipe, ser eficaz e evitar aborrecimentos.

2 – Estimule o conhecimento sobre perfis comportamentais na empresa

As pessoas se comunicam de maneiras diferentes, mas essa noção vai além das preferências de cada um. Então, para entender como melhorar a comunicação no trabalho, o estudo sobre perfis comportamentais é essencial.

Sem conhecê-los, o potencial das pessoas pode ser desperdiçado, pois não estão se comunicando da melhor forma de acordo com seu perfil. Entender essas características ajuda a melhorar a relação entre as equipes e diminuir conflitos.

Sem contar que o perfil comportamental influencia no estilo de liderança, modo de falar, se portar e até nas rotinas de trabalho, sendo um conhecimento valioso para toda a empresa.

Dessa forma, é possível construir até mesmo melhores processos de trabalho ao entender como as pessoas se comportam e por quê.

3 – Promova a interação entre as equipes

Equipes comunicativas têm relações mais voltadas à gestão colaborativa no dia a dia.

Para unir o time, promover o engajamento e aprimorar a comunicação no trabalho, um passo essencial é promover a interação entre os diferentes setores. 

Isso pode acontecer por meio de dinâmicas de grupo, atividades, ou até mesmo nos momentos de descanso e descontração. Isso porque, essa iniciativa traz diversos benefícios, como o fortalecimento de laços e crescimento do sentimento de equipe.

4 – Estimule a segurança psicológica

A segurança psicológica diz respeito à liberdade que a equipe tem para sugerir, colaborar, desafiar, errar e aprender dentro de uma organização. Por isso, sua falta pode acarretar em times retraídos e sem confiança no próprio trabalho.

Além disso, uma de suas principais vantagens é que esse conceito ajuda a promover times mais comunicativos, eficientes e inovadores. 

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5 – Centralize a comunicação online

Ter muitos canais de comunicação pode ser um grande problema para as empresas. Isso porque, com diversas fontes de informações, é mais fácil perder arquivos, mensagens, etc, dificultando a comunicação e o dia a dia da equipe.

Assim, para evitar confusões, o ideal é padronizar os canais de contato. Essa dica vale tanto para aqueles internos ou externos. Para a comunicação interna, a dica é investir em um sistema que conecte toda a equipe e permita o compartilhamento de arquivos. Uma opção é o sistema da Google.

Para o contato externo, que acontece com consumidores e fornecedores, um CRM pode ser de grande ajuda, já que possibilita o acesso de diversas pessoas.

6 – Mantenha a transparência e a cultura de feedbacks

Sem uma cultura de feedback, é quase certo que a comunicação na empresa fica comprometida. Isso porque, o feedback, quando dado da maneira correta, é capaz de fortalecer relações e beneficiar as duas partes envolvidas.

Dessa forma, se não houverem feedbacks, as propostas de melhoria ficam “guardadas” e os profissionais não conseguem evoluir.

A partir dos feedbacks positivos, é possível engajar o time. Com os construtivos, são feitos ajustes e progressos. Porém, esses todos os tipos de retorno precisam de um ambiente de trabalho saudável e propício para que aconteçam.

Por isso, comece a estimulá-los já na empresa. Lembre-se: bons feedbacks acontecem o mais rápido possível, são baseados em fatos ou informações e sempre têm um objetivo por trás.

7 – Fortaleça o desenvolvimento de habilidades

Diversas pessoas podem ter problemas de comunicação causados por condições como, por exemplo, transtornos de ansiedade. No dia a dia, isso se manifesta como uma dificuldade de comunicação que pode afetar a rotina e as relações no trabalho.

Portanto, uma das ações que as empresas podem propor nesse sentido é elaborar benefícios e programas de desenvolvimento que ajudem o colaborador a se aprimorar.

Além de treinamentos internos e acessos a cursos, a psicoterapia é uma ótima opção para as empresas. Com ela, é possível desenvolver diversas habilidades importantes para um bom desempenho pessoal e profissional. 

A terapia também é um ambiente individualizado, em que as pessoas podem receber direcionamentos sem julgamentos e com foco em seus desafios. Para entender mais sobre como você pode oferecer esse tipo de benefício (e mais) com a ajuda da OrienteMe, confira a nossa página para empresas.

Comunicação entre equipes remotas

Desde a pandemia da Covid-19, o modelo home office se popularizou entre as empresas, se tornando uma preferência e até uma exigência dos profissionais. Assim, diversas organizações tiveram que fazer mudanças bruscas em suas rotinas, o que pode representar um risco à comunicação.

Entretanto, como o trabalho remoto veio para ficar, o melhor é se adaptar e promover as melhores práticas para esse cenário. Algumas dicas são:

• Estimule a transparência;
• Facilite o contato da equipe centralizando a comunicação;
• Faça atividades interativas de tempos em tempos, como programas de reconhecimento por boas práticas de diálogo;
• Para equipes remotas, garanta que trabalhadores em home office e em regime presencial tenham as mesmas informações.

Dessa forma, é possível aumentar o engajamento e garantir que as relações na empresa sejam mais saudáveis.

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Como você viu, a comunicação é uma habilidade que pode e deve ser aprimorada nas empresas para o bem de todos. Por isso, uma das principais ações que a sua empresa pode fazer é oferecer possibilidades para os colaboradores evoluírem nesse sentido.

A OrienteMe é a opção ideal para te ajudar nesta tarefa. Somos uma plataforma que conecta colaboradores a uma vida mais saudável por meio de psicoterapia e orientação nutricional online.

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