O manual do colaborador é uma importante ferramenta que auxilia o RH e os profissionais de psicologia organizacional no momento de onboarding de um novo funcionário, tornando sua comunicação e jornada na empresa mais fácil.
Assim, é necessário entender como fazer esse documento de forma eficaz, focando na boa experiência do funcionário e na boa troca de informações de toda a empresa.
Portanto, este é um dos tópicos que abordaremos neste artigo. Também traremos dicas do que não esquecer no momento de fazer um manual do colaborador e quais os exemplos de empresas com documentos bem estruturados.
Boa leitura!
O que é um manual do colaborador?
O manual do colaborador é um documento elaborado geralmente pela equipe de RH com o objetivo de informar os funcionários sobre informações-chave em relação à empresa.
Assim, essa é uma ferramenta popular principalmente em processos de onboarding e boas-vindas de novos membros na organização.
Com o manual do colaborador, é possível disponibilizar um guia prático para quem está começando, o que ajuda no engajamento e também mantém informações importantes sempre claras e às mãos.
Qual a importância do manual do colaborador?
O processo de integração de um novo colaborador na empresa é de extrema importância para toda sua experiência. Portanto, quanto mais eficiente e positivo for, melhor.
Dessa forma, o manual do colaborador é uma das peças-chave que fazem com que esse processo seja eficaz e, a curto e longo prazo, também ajuda a:
- Fornecer informações relevantes para a rotina da equipe;
- Aumentar a produtividade;
- Contribuir com a comunicação interna;
- Reforçar o engajamento;
- Fortalecer a confiança no trabalho e o senso de segurança.
Assim, como um documento essencial para a empresa e sua equipe, é importante que esteja sempre atualizado e de acordo com os objetivos e com a realidade da organização.
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Como fazer um manual do colaborador?
O primeiro passo para fazer um manual do colaborador é planejar os temas que serão abordados e qual será sua estrutura.
Isso porque, o manual do colaborador é uma ferramenta que pode ter diversos formatos, dependendo de como será utilizado, de como é o dia a dia da equipe, etc.
Atualmente, é comum que ele se encontre em versões digitais, como o PDF, o que fica a critério de quem o está produzindo.
Assim, a pessoa responsável deve começar a reunir essas informações e definir também com que periodicidade serão atualizadas, garantindo que estejam sempre de acordo com a empresa.
Para você entender melhor o que compõe um manual do colaborador, separamos alguns itens que você não pode esquecer de adicionar!
O que abordar em um manual do colaborador?
Apesar de cada manual do colaborador ser diferente de empresa para empresa, existem algumas informações gerais que fazem com que ele seja completo e cumpra seu papel no dia a dia da equipe. Elas são:
- História da empresa;
- Informações gerais;
- Cultura organizacional;
- Informações específicas;
- Missão, visão e valores;
- Benefícios e outras políticas.
Breve história da empresa
Independente de qual cargo que o colaborador ocupa, é importante que ele entenda a história da empresa e, assim, compreenda como o papel dele afeta o processo geral da organização.
Portanto, é importante incluir um breve resumo desse histórico no manual do colaborador, preferencialmente no início, destacando a importância social do negócio.
Informações gerais
Esse guia também deve incluir informações que devem estar sempre claras entre o time, como qual o segmento da empresa, seus produtos/serviços, objetivos, papel no mercado, principais clientes, entre outros.
Nesse período de transição, essas informações são ainda mais relevantes. Imagine, por exemplo, que, nesse começo, alguém de fora da empresa pergunte ao novo colaborador o que a empresa faz.
Com o manual do colaborador, esse funcionário possui uma ferramenta prática para consultar essas e outras informações.
Cultura organizacional
Reforçar a cultura organizacional é uma ótima maneira de manter o engajamento e o propósito dos colaboradores no trabalho, e este documento pode ajudar nessa missão.
Portanto, nele, é possível reforçar esses princípios da empresa e garantir que o colaborador se adapte a eles da melhor forma. Ainda, se a empresa possuir algum ritual de comemoração, hino ou outro pormenor da cultura, esse também é o momento de adicioná-lo ao manual.
Canais de comunicação
Este guia do colaborador também pode ser uma forma de fazê-lo se sentir acolhido e, para isso, é importante reforçar alguns conceitos que andam lado a lado com a construção da segurança psicológica na empresa.
Portanto, também é possível já disponibilizar os canais de comunicação na empresa e deixar aberta a possibilidade de diálogo, feedbacks e outros pontos com o setor de RH e os líderes da organização.
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Informações específicas
Aqui, é possível trazer informações mais detalhadas sobre o mercado, concorrentes e outras estratégias que fazem sentido para introduzir o novo colaborador ao segmento e prover detalhes que podem ajudar a despertar ideias no dia a dia.
Ainda, existem outros processos ou diretrizes gerais para a empresa, como metas, também é adequado adicioná-los no manual do colaborador.
Missão, visão e valores
A missão, visão e valores são pontos centrais de um manual do colaborador. Isso porque, eles são uma grande parte do que guia o comportamento organizacional e devem ser reforçados constantemente.
Acesso a sistemas e ferramentas
Também é interessante que o manual do colaborador conte com informações tais como: os processos da empresa, seus sistemas, ferramentas, acessos, como ocorrem solicitações de documentos, como funcionam as comunicações entre áreas, etc.
Ainda, é possível criar guias rápidos de como utilizar os principais recursos da empresa, como máquinas, aparelhos, entre outros.
Benefícios e outras políticas
O manual do colaborador também deve conter as informações sobre as políticas de benefícios e outros padrões da empresa.
Aqui, você pode adicionar dados sobre quais são os benefícios oferecidos, como acessá-los, como funcionam e incentivar o colaborador a se engajar com eles.
Ainda, se existem outros processos específicos da empresa, como flexibilidade de horários, trabalho híbrido, entre outros, é ideal incluir esses informes no manual do colaborador.
Lembre-se: o processo de onboarding pode ser complexo e são muitas informações a serem absorvidas. Portanto, facilitá-lo contribui com o bem-estar no trabalho e colaboradores mais felizes.
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3 exemplos de manual do colaborador para você se inspirar
Para você entender na prática como um manual do colaborador funciona, trouxemos alguns exemplos de empresas com guias bem consolidados, confira!
1 – Netflix
A Netflix possui um manual bem focado em sua cultura organizacional e como ela se aplica aos colaboradores.
Assim, eles começam o documento reforçando exatamente esse ponto e os sete princípios que o reforçam, que são:
- Valores são o que nós valorizamos;
- Alta performance;
- Liberdade e responsabilidade;
- Contexto, não controle;
- Bem alinhado, levemente solto;
- Acima do mercado;
- Promoções e desenvolvimento.
A partir disso, eles explicam os outros pilares que sustentam a organização, como ela funciona e como acontecem as rotinas das equipes baseadas nesses conceitos.
2 – Facebook
Já o manual de marca do Facebook é impactante, criativo e repleto de frases que geram reflexão. Além de detalhar mais sobre os processos da companhia, é uma leitura inspiradora que atrai os colaboradores e também os lembra de suas responsabilidades na empresa.
Assim, o Facebook coloca a equipe como o ponto central da mudança e da inovação na empresa, reforçando os valores e as crenças da organização.
3 – Starbucks
O diferencial do manual do Starbucks já é visível pela maneira com qual eles se referem aos colaboradores, chamando-os de “parceiros” em suas comunicações.
Neste exemplo, a empresa também escolheu estruturar o documento em um modelo de “perguntas e respostas”, possibilitando acesso rápido a dúvidas rotineiras.
Eles abordam o dia a dia de trabalho dos colaboradores, bem como suas políticas em relação aos clientes, missão e valores.
Como manter o engajamento da equipe e reforçar os valores do manual do colaborador?
Zelar pelo engajamento deve ser uma tarefa contínua para manter a motivação dos colaboradores na empresa. Para isso, toda a empresa deve estar alinhada com princípios que focam na qualidade de vida no trabalho.
Isso porque, colaboradores felizes contribuem melhor com a empresa e, ao sentir a valorização, conseguem se engajar mais para retribuir com essa atenção.
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