Feedback negativo: como aplicar, exemplos e dicas ser mais efetivo

Se você já precisou dar ou recebeu um feedback negativo no trabalho, deve saber que nem sempre esse momento é agradável.

Apesar disso, os feedbacks positivos ou negativos fazem parte da rotina das empresas e são ferramentas que auxiliam no crescimento pessoal e coletivo dos colaboradores.

Entretanto, existem algumas técnicas que fazem com que esse momento seja mais assertivo e beneficie ambas as partes envolvidas, amenizando conflitos.

Isso porque, apesar de os feedbacks serem especialmente utilizados por gestores, profissionais de psicologia organizacional e outros, são importantes para todos os membros da empresa.

Neste artigo, iremos explicar os principais pontos sobre o feedback negativo, outros tipos de  retorno, dar exemplos e detalhar como dar ou receber esse tipo de feedback.

O que é feedback negativo?

O feedback negativo é um alinhamento que expõe pontos negativos, erros, consequências ruins ou falhas de conduta para que não se repitam. Assim, esse modelo tem o objetivo de conscientizar a pessoa que o recebe e ajudá-la a se precaver para o futuro.

Como é de se imaginar pela descrição desse tipo de feedback, muitas pessoas podem sentir-se desconfortáveis no momento. 

Porém, é preciso encarar esse momento com seriedade e entender que ele não passa de um alinhamento necessário para que ambas as partes realizem suas funções da melhor maneira. 

Ainda, esse é um momento de reflexão e crescimento pessoal, onde a pessoa pode reavaliar suas condutas e entender como aprimorá-las. 

Inclusive, a troca constante de feedbacks negativos ou positivos faz parte de ambientes de trabalho saudáveis, e deve ser valorizada.

Como usar o feedback negativo 

Como você viu, o feedback negativo pode ser usado em diversos momentos em que se é necessário dar um direcionamento ao outro. No dia a dia das empresas, essa ação tem relação direta com o comportamento organizacional, por isso sua importância.

Aqui, separamos algumas situações em que você pode utilizar esse tipo de retorno:

Processo seletivo

Após a seleção de candidatos, é necessário dar o retorno àqueles que não foram escolhidos para o cargo e esse momento acontece por meio de um feedback negativo.

Aqui, a gentileza e a cordialidade podem garantir uma boa comunicação, resguardar a imagem da empresa e fazer com que o candidato ainda considere a organização em uma oportunidade futura.

Avaliação de desempenho

A avaliação de desempenho é um dos momentos de feedback mais importantes na empresa e ajuda a direcionar os esforços de cada colaborador em relação às atividades que tem desempenhado.

Nesses momentos, também pode-se fazer uso de um feedback negativo. Nesses casos, essas informações são baseadas em dados, metas e elementos palpáveis que ajudam o funcionário a entender como poderá melhorar no futuro.

Imediatamente após uma conduta ruim

Para ser ainda mais efetivo, o ideal é que o feedback negativo entre como uma medida corretiva assim que o acontecimento inadequado ocorreu. Assim, é possível conseguir uma maior compreensão de ambas as partes e ainda prevenir que se repita de maneira eficiente.

Leia também: Teoria dos Dois Fatores: o que é e qual sua importância para as empresas

Como dar um feedback negativo: 5 passos para aplicar

Agora que você entendeu em quais momentos é possível aplicar um parecer negativo, saber como fazer essa tarefa é igualmente importante. 

Isso porque, como falamos, esse momento pode ser tenso para algumas pessoas e, se não for comunicado de forma adequada, causa problemas nas relações interpessoais, podendo afetar até mesmo a saúde mental no trabalho.

Então, separamos 5 passos para você considerar e aplicar quando tiver que dar um feedback negativo.

1 – Exponha a situação de forma objetiva

Ao fazer um feedback negativo, pode ser difícil deixar a subjetividade de lado, mas é necessário. Isso porque, como qualquer outro retorno, para ser justo, ele deve se basear em fatos concretos e não apenas em percepções pessoais.

Dessa forma, uma maneira de fazer isso é apontar o problema ocorrido da maneira mais objetiva possível. 

2 – Use informações concretas sobre o problema

Quando for expor o problema para um colaborador que errou, por exemplo, prefira usar dados ou informações concretas, não esqueça de expor o acontecimento da maneira como ocorreu, sem usar metáforas ou ser vago. Por exemplo, vamos dizer que, por estar focando em determinada tarefa, o atendimento ao cliente acabou atrasando, o que gerou diversos prejuízos à empresa.

Assim, é importante informar exatamente esses horários, quanto tempo o consumidor esperou, qual era a solicitação dele, etc.

3 – Explique as consequências dessa ação

Seguindo o exemplo anterior, vamos supor que esse cliente encerrou suas relações com a empresa ao não ter seu problema resolvido e ainda avaliou a companhia negativamente online.

Assim, essas consequências devem ser levadas ao colaborador que cometeu o erro. Novamente, todo esse processo deve ser feito de forma profissional e empática. Se não, o efeito não será de correção do erro, mas pode impactar de forma permanente a confiança no trabalho que aquela pessoa tem.

Isso serve também, por exemplo, se a pessoa tiver ferido algum dos valores da empresa. É preciso lembrá-los quais são e por que são importantes. Com o feedback negativo, é preciso sempre chegar à raiz do problema e seus desdobramentos.

4 – Sugira maneiras de melhorar no futuro

Um ponto-chave do feedback negativo é que ele também é uma maneira de apontar maneiras de melhorar no futuro.

Então, após apontar a situação e suas consequências, você pode sugerir formas de garantir que o ocorrido não se repita e ainda colaborar com o desenvolvimento daquele colaborador.

Ainda pensando no exemplo anterior, pode ser que o colaborador que deixou de prestar serviço ao cliente tenha dificuldade em planejamento e priorização. Desta forma, é possível oferecer maneiras de aprimorar essas soft skills com conteúdos, cursos voltados à flexibilidade cognitiva, por exemplo, e até mesmo psicoterapia.

5 – Reafirme a compreensão do problema e defina expectativas para o futuro

Por fim, é preciso garantir que a outra parte entendeu a necessidade e a função do feedback negativo naquele momento. Dessa forma, também é necessário fazer um acordo para que, no futuro, o problema seja evitado.

Esse acordo deve vir acompanhado de um plano de ação com base nas sugestões de melhoria que você terá feito. Ainda focando no mesmo exemplo do funcionário que não se atentou ao atendimento, alguns pontos que ele pode aplicar no futuro podem ser:

• Utilizar agendas e cronogramas;
• Catalogar as ações por prioridade;
• Reservar um horário do dia para checar as solicitações de clientes;
• Separar um espaço na agenda semanal para imprevistos.

Feedback negativo ou positivo primeiro? Uma alternativa

No momento de dar o feedback negativo, uma técnica para preservar o engajamento e fazer o momento ser mais leve é praticar o feedback sanduíche.

Esse tipo de retorno consiste em apresentar primeiro uma situação positiva, a negativa e completar com outro ponto favorável. Isso porque, no momento de um feedback negativo, é fácil se prender à crítica feita e esquecer o resto do trabalho.

Com esse tipo de parecer, é possível reparar o problema e ainda focar em pontos positivos, motivando ainda mais a pessoa e contribuindo com a autoestima no trabalho.

Ele ainda pode ser uma ferramenta do dia a dia, de modo a fazer uma avaliação geral daquele colaborador.

Portanto, a estrutura do feedback sanduíche é:

• Ponto positivo: como o engajamento da pessoa ou a facilidade dela em trabalhar em equipe;
• Ponto negativo: por exemplo, queda na produtividade;
• Ponto positivo: pode ser algum resultado ou postura da pessoa.

Para que o feedback negativo seja efetivo, vale resgatar as dicas que listamos anteriormente!

Leia também: Como promover a qualidade de vida no trabalho? 6 dicas eficientes

4 erros para evitar no momento do feedback negativo

De acordo com a pesquisa pesquisa FIA Employee Experience (FEEx), um em cada cinco trabalhadores brasileiros considera que não recebe feedbacks suficientes de seus líderes.

Por isso, o feedback negativo ou positivo é de extrema importância, já que está conectado ao engajamento e à retenção de talentos nas empresas. Porém, tão importante quanto um passo a passo para esse momento, é entender o que evitar.

1 – Não confunda feedback com crítica pessoal

Como explicamos, o feedback negativo deve ser um processo neutro. Portanto, ao comunicá-lo, não tente encontrar justificativas ou “culpa”, mas mantenha o processo objetivo. Isso também é importante para trabalhar a sua sustentabilidade emocional.

Dessa forma, é mais fácil evitar deslizes na fala no momento de dar esse retorno.

2 – Não demore para oferecer o retorno

Quanto mais imediato, mais efetivo é o feedback negativo. Assim, é mais fácil analisar o momento e suas circunstâncias assim que o fato aconteceu.

3  – Não fale em público

Para não gerar constrangimentos ou conflitos, o feedback negativo deve ser dado em um momento reservado entre o gestor ou profissional de RH e o colaborador.

4 – Não ser específico

Nenhum tipo de feedback deve ser generalista. Isso porque, qualquer tipo de retorno vago pode causar confusão e fazer o processo não ser efetivo.

Para entender mais como dar um feedback assertivo, confira o Ted da Thaís Duarte, em que ela explica como desmistificar esse tipo de retorno.

Como receber um feedback negativo

Assim como em outros momentos da carreira, o feedback negativo deve ser recebido com seriedade e profissionalismo. 

Por mais difícil que possa ser, é preciso deixar a pessoa que está dando o feedback falar sem interrupções. Isso é essencial para garantir uma boa comunicação. Essa não é a hora de levantar justificativas, mas de assumir o erro e firmar a responsabilidade de melhorar no futuro.

Por isso, essa ocasião pode servir como reflexão para a sua carreira e até mesmo vida pessoal. Isso é ainda mais importante quando falamos sobre as famosas soft skills, que acumulam boa parte dos feedback negativos nas empresas.

Isso porque, as soft skills são aquelas habilidades interpessoais, não técnicas, como a inteligência emocional. Sua falta é um grande risco para os profissionais e para a empresa em geral.

Esse fato só é ainda mais claro ao analisar que 9 em cada 10 profissionais são contratados pelo perfil técnico e demitidos pelo comportamento.

Portanto, após receber um feedback negativo, considere as sugestões de melhoria e vá além. No caso das competências técnicas, por exemplo, existem diversas opções de programas de treinamento, desenvolvimento pessoal com psicoterapia, por exemplo, além do cuidado da saúde em geral.

Leia também: Segurança psicológica: o que é, importância e como aplicar

Como responder um feedback negativo

Seja para um cliente, gestor ou outra pessoa, responder um feedback negativo pode parecer uma tarefa complicada, mas algumas recomendações podem ajudar.

Assim, algumas posturas que você pode adotar no momento do feedback negativo são:

• Tenha calma e profissionalismo;
• Não leve o retorno para o lado pessoal;
• Agradeça pela fala;
• Tire todas as suas dúvidas em relação ao ocorrido que levou a esse feedback;
• Se não receber, peça sugestões de melhoria.

Como você viu, o feedback negativo pode fazer parte da vida profissional e saber lidar com ele é a melhor postura. Dessa forma, a melhor postura que você pode ter após recebê-lo é a de se comprometer com a mudança e realmente aplicar as sugestões recebidas no dia a dia.

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